Advies  

projecten/s.w.-bedrijf


  Van werkmeester naar uitvoerder, nieuwe zakelijkheid
 

Evaluatie

De deelnemers beoordeelden het budgettaire beheer van projecten positief, mits er niet van hen verwacht werd dat de schema's direct gebruikt zouden worden om te plannen. De redenen varieerden van: "daar zijn we nog niet aan toe" tot "het kost mij als uitvoerder teveel tijd" en "we hebben al een planning". Dit positieve oordeel is mede gebaseerd op de mogelijkheid om de eigen visie en gedachten te toetsen aan de mening van de adviseur. In de gesprekken kwamen allerlei bedrijfszaken aan de orde. Het toetsen gebeurde vanuit een persoonlijke behoefte, ieder kwam met onderwerpen die hem raakten. Voor de een was dat een procedure, voor een ander een beleidsvraag. De zakelijke benadering van de projecten door de adviseur vormt voor de leidinggevenden een reden om anders om te gaan met de projecten. Men gaf aan bij het onderhoud vaker en beter rekening te houden met het beschikbare budget. Die andere kijk op het werk werd door een aantal als verfrissend ervaren. Het ging om logische zaken die door een zekere bedrijfsblindheid wel eens vergeten werden. Het kosten-bewust zijn is in de loop van het traject duidelijk toegenomen. Tevens werden, door over de organisatie en haar structuren te praten, bestaande problemen duidelijker. Door intensief en op een andere manier dan normaal ('met andere woorden') over het werk te discussiëren kreeg de nieuwe zakelijkheid praktisch vorm, inhoud en betekenis.

 

Is de uitvoerder het werk meester?

In de nieuwe taakopvatting spelen zakelijke belangen een veel grotere rol. Arbeid vormt de grootste kostenpost. Kostenbeheersing betekent beheersing van de arbeid. De algemene budgettering van de werkvoorzieningsschappen verhoogt de noodzaak om de beschikbare arbeid optimaal in te zetten. Door te plannen en rationeel te werken worden de aanneemsommen gerelateerd aan de uitvoeringskosten van de projecten. Er ontbreekt een duidelijke onderbouwing van de onderhoudswerken. Er is geen beheerplan, nergens staat omschreven wat er precies moet gebeuren. Het werk wordt geleid door gewoonte en ervaring. Het werk is aangenomen en de klus moet geklaard worden. Maar condities? "Ach het gaat erom dat we de mensen aan het werk houden".

Overbezetting

Op een aantal momenten in het jaar speelt het probleem dat men kampt met overbezetting. Men beschikt over een teveel aan beschikbare arbeid. Doordat er te weinig opdrachten zijn is de werkdruk laag, en lijkt de noodzaak van plannen te ontbreken. Immers, het werk komt toch wel af. Tegelijkertijd maakt planning duidelijk hoe groot de overbezetting is. Geen uitvoerder zit op dergelijke gegevens te wachten. Toch heeft dit soort informatie wel degelijk nut. Wil een uitvoerder de toekomst van zijn afdeling in eigen handen houden, dan sluit hij de ogen niet voor situaties die niet welgevallig zijn.

Opdrachten werven

Het sluiten van de ogen voor moeilijke situaties wordt ook wel ingegeven doordat iedereen het antwoord kent. Als er te weinig werk is, dan moet er acquisitie gevoerd worden. Dit aspect van de taak als uitvoerder gaat zeker gepaard met onzekerheden. Niemand voelt zich een geboren verkoper. Alsof je dat zou moeten zijn...


 

Adviezen
1. Het s.w.-bedrijf is een bedrijf in beweging, er verandert in korte tijd veel. Zekerheden staan voortdurend onder druk. Op zichzelf is dat goed, men dient alert te blijven. Leidinggevenden investeren voortdurend tijd en energie in de ontwikkeling van mens en organisatie. Daarom wordt als eerste geadviseerd om als leidinggevenden zoveel mogelijk samen te werken en iedereen in de gelegenheid te stellen om bij de les te blijven. Dat vergt alert management, voortdurend in contact staan met de uitvoerders, assistent-uitvoerders en voormannen.

2. Tegelijkertijd moet er zoveel mogelijk gedelegeerd worden. De hele budgettering kan zonder problemen gedelegeerd worden naar de uitvoerders. Zij krijgen dan een financieel budget naar rato van het aantal werknemers. Aan hen de opdracht om op basis van een dergelijke lump sum financiering hun eigen rayon draaiend te houden. De directie en het stafbureau zorgen voor ondersteuning. Uiteraard dwingt dit de uitvoerders ook tot delegeren. Ook dat behoort tot de mogelijkheden.

3. De S.W.-medewerkers kunnen meer en beter op hun mogelijkheden aangesproken worden. De ambtelijke uitvoerders houden nog teveel vast aan de beperkingen van hun medewerkers. Dat is op zichzelf een logisch voortvloeit vanuit het werkmeesterschap, maar doet geen recht aan de kwaliteiten van de medewerkers en past niet in deze tijd.

4. In het kader van de gedelegeerde verantwoordelijkheid past ook een zekere decentralisatie. De centrale administratie staat ver van het werkveld van de "vrije" uitvoerders. Dit bevordert de communicatie niet. Zo blijkt de output aan geadministreerde gegevens regelmatig genegeerd te worden: "niet bruikbaar, er klopt niets van, ach het zijn maar cijfers, je kunt er zo weinig mee."
Ook blijkt de "cijferbrij" moeilijk leesbaar. De geboden informatie is beslist niet gebruiks-vriendelijk. Als management-informatie schieten de C3 en C4 staten tekort. In principe zou ieder rayon een eigen terminal moeten hebben waarop zij onder andere de urenregistratie rechtstreeks in de programma's in kunnen boeken. De afdeling administratie controleert dan de boekingen.

5. In een grote organisatie gaat er nog al eens veel tijd overheen voordat voorgenomen veranderingen daadwerkelijk doorgevoerd worden. Ons advies is, om in de tussenliggende tijd de hoeveelheid gegevens op C3 en C4 lijsten drastisch te beperken. Zo zou er bijvoorbeeld in eerste instantie alleen geschreven kunnen worden voor projecten waarvan het budget overschreden wordt.

6. Nog beter is het om de totaal-resultaten van elk rayon in beeld te brengen. Laat maar zien in hoeverre elke uitvoerder bijdraagt aan het resultaat. Maar laat dan ook het resultaat van de afdeling als totaal zien. In dat kader past het ook om de resultaten van het gehele S.W.-bedrijf ter inzage te geven.

7. Als vervolg op het onder 5 genoemde zou de hele informatiestroom geanalyseerd moeten worden. Centraal punt hierbij is de bruikbaarheid van de informatie. Alleen die informatie waarmee echt iets wordt gedaan mag verzameld worden.

8. Voor de uitvoerders die in het groen werkzaam zijn geldt dat zij met name behoefte hebben aan bruikbare beheer-informatie. Het ontbreekt het bedrijfsbureau aan de mogelijkheden om zich naast het dagelijkse werk met de werkpakketten bezig te houden. Bovendien zou dit meteen geautomatiseerd moeten worden, al was het alleen maar om het beheren werkbaar te maken. We adviseren daarom om elke uitvoerder uit te rusten met software van Infogroen uit Boskoop. Daarmee kunnen zij zelf hun eigen projecten beheren. Ook het vastleggen van werkpakketten kan door hen geschieden. Natuurlijk hoeven ze niet alles alleen te doen, detacheer intern een aantal administratieve medewerkers. Qua gebruikers-vriendelijkheid is de programmatuur van Infogroen zodanig dat men daar vrij snel mee leert werken. En in principe is daarmee meer in dan 90 % van hun informatie-behoefte voorzien.

9. De uitvoerders dienen vanuit de bedrijfsleiding meer begeleiding te krijgen in het veranderingsproces naar rationeel -planmatig- werken. Ze moeten van hen die zekerheid krijgen die maakt dat ze de werkelijkheid onder ogen zien. Zodat de zakelijke werkelijkheid als uitgangspunt dient voor verdere ontwikkelingen.

 
 

TEN SLOTTE

De komende jaren verandert er nog meer. Dit bedrijf vormt een levendige organisatie waarin men (opnieuw) samenwerkt. Helaas wordt de kracht van het bedrijf nog teveel onderschat. Niet alleen doet men daarmee het eigen kunnen onrecht aan, de mogelijkheden van de S.W.-ers blijven ondergewaardeerd. En dat is jammer, want het hele bedrijf ontleent tenslotte haar bestaansrecht aan die S.W.-medewerkers. Feitelijk zijn de ambtenaren interne dienstverleners, die het de S.W.-ers mogelijk maken op hun beurt volwaardige diensten te verlenen.

Het is belangrijk dat alle medewerkers vooral durven te leren en vertrouwen hebben in elkaar. Gezamenlijk hebben zij een mooie werkplek gecreëerd. De maatschappij verlangt nu van hen dat zij het bestaansrecht bewijzen door financieel minder afhankelijk te worden van het budget van Sociale Zaken. Hetgeen mogelijk blijkt.