Advies  

projecten/hoveniers


  Minder uren ondernemer, beter resultaat
  Meer plezier van uw werk
  12 medewerkers, 1 ontwerper-werkvoorbereider, bedrijfsleider en 5 ploegen buiten.
  Situatie

De afgelopen twee jaar heeft het bedrijf zich qua ontwikkeling gestabiliseerd op het huidige niveau. Omzet, winst en orderportefeuille zijn redelijk constante waarden geworden. Regelmatig dienen zich nieuwe mogelijkheden aan zoals bedrijfsovername's, grote projecten en andere potentiële kansen voor uitbreiding en vernieuwing. Mogelijkheden die stuk voor stuk onderzocht en om diverse redenen niet gerealiseerd zijn. Een, bij iedere mogelijkheid terugkerende, oorzaak ligt besloten in de volgende conclusie: Met de huidige bemensing heeft de organisatie de grenzen van haar mogelijkheden bereikt.

Problematiek en oplossing

Gericht werk maken van verdere ontwikkelingen betekent dat de ondernemer meer verantwoordelijkheden gaat delegeren. Het organiseren en leiding geven aan de uitvoering komt hiervoor het meest in aanmerking. Dit levert hem namelijk de meeste tijd, energie en ruimte op en de voldoening uit dit werk neemt af. Om deze ingrijpende stap mogelijk te maken wordt enerzijds de organisatie uitgebreid met een medewerker in een functie als 'uitvoerder - bedrijfsleider' en krijgen de kadermedewerkers meer verantwoordelijkheden. Anderzijds dienen organisatie en bedrijfsvoering meer geformaliseerd en gestandaardiseerd te worden. Formaliseren door het beter op elkaar afstemmen en (opnieuw) beschrijven van de verschillende functies, standaardiseren door de procedures schriftelijk vast te leggen zodat iedereen duidelijk is welke actie op enig moment verwacht wordt.

Advies en begeleiding

Voorgesteld wordt dat u zich gedurende deze reorganisatie laat adviseren en begeleiden door Joost van Dijk van Adviesburo Groene Technieken. Zijn bijdrage bestaat uit:

  • Advies en begeleiding in algemene zin tijdens de reorganisatie. Toegespitst op het leiding geven aan bedrijf en reorganisatie.
  • Specifiek het formaliseren van de organisatie; onder andere bij het opnieuw vaststellen van de functieomschrijvingen en het opnieuw verdelen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
  • Advies bij de werving en selectie van de kandidaat calculator - werkvoorbereider.
  • Een zo concreet mogelijke beschrijving van het productieproces en standaardisatie, ook van de andere bedrijfsprocessen. Tevens per functie gespecificeerd.
  • Taakgericht advies en individueel coachen van de nieuw aan te stellen 'uitvoerder - bedrijfsleider' en de ontwerper - werkvoorbereider.
  • Analyse van de bedrijfs- en productiekosten en advies inzake het doorberekenen in de dienstverlening.
  • Opzet maandelijkse management-rapportage.
  • Advies bij het implementeren en het gebruik van Groen-Relatie software.

 
         
 

De verantwoordelijkheden in de nieuwe organisatie op hoofdlijnen:

a. Algemeen directeur/ vennoot

  1. Algemene leiding.
  2. Acquisitie en relatiebeheer.
  3. Binnen halen van nieuwe opdrachten.
  4. Ontwikkeling van nieuwe mogelijkheden.

b. financieel directeur/ vennoot

  1. Organisatie woon-werk huishouden.
  2. Administratie en beheer financiën.
  3. Personeelsbeleid.
  4. Meedenken en tegenspreken.

c. Ontwerper/ calculator - werkvoorbereider

  1. Planvorming, ontwerpen en tekenen.
  2. Calculeren en offertes opstellen.
  3. Werkvoorbereiding.
  4. Inkoop.

d. Management-assistent (part-time)

  1. Boekhouding.
  2. Projectadministratie.
  3. Factureren.

e. Uitvoerder - bedrijfsleider

  1. Organisatie van de uit te voeren projecten.
  2. Leiding geven aan kadermedewerkers en hoveniers.
  3. Onderhouden van contacten met opdrachtgevers gedurende de realisatie
  4. Bewaking van de urenbudgetten.

f. Kadermedewerkers

  1. De dagelijkse leiding en organisatie op het project.
  2. Dagelijkse contact met opdrachtgever.
  3. Meewerken.
  4. Controle van leveranties op het project.
  5. Toezicht op werk derden.
  6. De registratie van de productie.
  7. Bewaking van de urenbudgetten.

g. Hoveniers

  1. Productieve arbeid verrichten ( aanleg en onderhoud).
  2. Specifieke taken, als beheer en onderhoud machines, gereedschap, opslag e.d.
  3. Registratie van de eigen productie.


         
 

Functieomschrijving uitvoerder - bedrijfsleider

Als rechterhand van de directeur organiseert u de uitvoering van alle projecten. U bent verantwoordelijk voor de dagelijkse inzet van 10 hoveniers en een uitgebreid machinepark. U werkt daarbij nauw samen met de ontwerper/ calculator-werkvoorbereider. In de praktijk begint uw werk nadat de opdrachtbevestiging ontvangen is. U organiseert de uitvoering, maakt de planning en voert overleg met de klanten. Als het zover is start u samen met de hoveniers het werk op en begeleidt de verdere uitvoering. U bewaakt de voortgang en zorgt dat het werk volgens de begroting binnen het afgesproken budget uitgevoerd wordt.

Plaats in de organisatie:
U ontvangt leiding van en legt verantwoordelijkheid af aan de algemeen directeur. Samen met de ontwerper-werkvoorbereider bent u verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.
U geeft leiding aan de vakbekwaam hoveniers, hoveniers, stagiaires, uitzend- en inhuurkrachten. Deze medewerkers leggen verantwoording af aan de uitvoerder.

Verantwoordelijkheden:
1. Organisatie van de uit te voeren projecten.
2. Leiding geven aan kadermedewerkers en hoveniers.
3. Onderhouden van contacten met opdrachtgevers.
4. Bewaking van de budgetten.
5. Beheer van terrein, loodsen, wagenpark en machines.

Bevoegdheden:
- Binnen het budget van de project-begroting bevoegd tot het bestellen en regelen van leveranties door derden.
- Het zelfstandig maken van financiële afspraken met leveranciers en opdrachtgevers tot een maximale waarde van € 2.500,- exclusief btw.

Taken:
- Deelnemen aan het dagelijks management-overleg.
- Het opstellen van arbeidsplanningen en de indeling van medewerkers en machines naar activiteiten.
- Afspraken maken met leveranciers en onderaannemers over het afleveren van de materialen en diensten.
- Beheer van de voorraad aan overige materialen.
- Beheer en de organisatie van het onderhoud van terrein en de loodsen. Een en ander binnen de gestelde budgetten. De verantwoordelijkheid voor de praktische werkzaamheden draagt de uitvoerder over aan de hoveniers.
- Het regelen van het onderhoud aan het wagenpark en de machines. Dagelijks onderhoud als controle van olie, koeling en brandstof is gedelegeerd aan de hoveniers. Aan de hand van het aantal draaiuren, c.q. de kilometerstand organiseert de uitvoerder het reguliere onderhoud.
- Bezoekt dagelijks de projecten en overlegt met de hoveniers en opdrachtgevers.
- Bewaakt de vaktechnische kwaliteit van de werkzaamheden.
- Toezicht op de toepassing van Arbo en milieuregels.
- Bewaakt de voortgang van de projecten aan de hand van de begroting en zorgt dat het project binnen de afgesproken budgetten uitgevoerd wordt.
- Verzorgt samen met de verantwoordelijke hovenier de interne opleveringen.
- Voorzitten van het wekelijks werkoverleg met de hoveniers.
- Voert verslagen en afspraken in de software Groen Relatie.
- Is ‘s ochtends als eerste aanwezig om de poort en deuren te openen.
- Controleert de uiterlijke verzorging van de medewerkers; kleding verzorgd en heel, schoeisel en persoonlijke veiligheidsmiddelen in orde.

Functie-eisen:
De juiste kandidaat is intelligent, alert en communicatief. U beschikt over mensenkennis, organisatietalent en bent gewend om zelfstandig op te treden. Leidinggeven gaat u goed af, u bent besluitvaardig en kunt intensief met collega’s samenwerken. U bent vertrouwd met de werking van personal computers en beheerst algemene software zoals Windows, MS Word tekstverwerking, Excell spreadsheets, Outlook en Internet Explorer. Vaktechnische kennis is een pre. Ervaring met de software van Infogroen zoals Groen-Kalkulatie en Groen-Relatie is gewenst.

 
 

Praktische uitwerking

De tekst van het organisatiehandboek leest als formele schrijftaal. Dat is de manier waarop de dagelijkse praktijk op papier staat beschreven. In de uitvoering zijn het gewoon Jan, Piet en Kees die het werk doen. Standaardiseren betekent dat ondernemer en medewerkers hun werkzaamheden steeds volgens de beschrijvingen uit het handboek uitvoeren. Deze vaste routine brengt rust. Een week van te voren is iedereen duidelijk wie op welke dag wat en waar moet doen. In het dagelijkse overleg vindt de fijn afstemming plaats. Het resultaat van deze zakelijke bedrijfsvoering is dat zowel de uitvoerder als de ontwerper-werkvoorbereider voor zichzelf wekelijks 28 Betaald Productieve Uren registreren. En daarmee jaarlijks structureel € 101.000,- omzet rechtstreeks genereren. Doordat de productieve uren die de ondernemer zelf aan de projecten besteedt ook door de opdrachtgevers betaald worden, is er nauwelijks sprake van overhead. Iedere opdrachtgever betaald feitelijk de arbeidsuren voor zijn of haar project.