Advies  

projecten/hoveniers


  Aanpassing bedrijfsvoering
  Delegeren taken aan nieuwe bedrijfsleider
  Situatie

Het bedrijf laat zich voorlopig typeren als een hoveniersbedrijf waarin vooral productief gewerkt wordt. Vrijwel alle handelingen zijn ondergeschikt aan het zo snel en goed mogelijk realiseren van opdrachten en omzet. Op zichzelf een logische en winstgevende aanpak, waarmee het bedrijf geworden is wat het nu is: een toonaangevend hoveniersbedrijf met 6 vaste medewerkers en 2 oproepkrachten.
De bedrijfsvoering is stevig in handen van de ondernemer Bas van Elst en echtgenote Judith. Bas verzorgt alle zakelijke contacten met de klanten, de inkoop, voorbereiding én de organisatie. Judith verzorgt de administratie, boekhouding en beantwoordt de telefoon. Het tekenwerk is in handen van een extern ontwerpbureau. Van de uit te voeren opdrachten worden de werkzaamheden als aangenomen werk gerealiseerd, terwijl de materialen verrekenbaar zijn. Wat betekent dat bij de eindafrekening de verwerkte materialen gespecificeerd op de factuur vermeld staan. Voor de arbeid hanteert het bedrijf een tarief van € 35,- exclusief btw. Medewerkers leveren dagelijks urenstaten in. Verwerkte uren worden handmatig vergeleken met het (aangenomen) bedrag voor de arbeid.

Problematiek

Voortdurend doen medewerkers, klanten en in mindere mate leveranciers een beroep op de aandacht en energie van Bas van Elst, waardoor het gevoel ontstaat door het bedrijf geleefd te worden. Doordat hij als spil van de zaak vrijwel alle informatie in zijn hoofd heeft en dit combineert met een taakgerichte managementstijl is Bas voor medewerkers en klanten vrijwel onmisbaar. Wat nog eens verstrekt wordt door de gedreven ideeën over hoe medewerkers de opdrachten moeten aanpakken. Bas van Elst ervaart inmiddels dat in meerdere opzichten de grenzen van zijn mogelijkheden bereikt zijn en een ingrijpende verandering noodzakelijk is om het voor zichzelf en zijn echtgenote rustiger aan te kunnen doen. Daarnaast doet zich de gelegenheid voor dat medewerker Willem aangeeft meer verantwoordelijkheden over te willen nemen en op termijn een functie als bedrijfsleider ambieert.

Oplossing

Eigenlijk bestaat er maar één werkbare oplossing. Namelijk de organisatie en werkwijze van het bedrijf structureren. Een bedrijfsleider aanstellen en een geleidelijke herverdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Uitvoerende medewerkers weten op basis van helder omschreven functies en werkwijzen duidelijk wat er van hen verwacht wordt (meer zelfstandigheid, grotere zelfredzaamheid, realiseren van zakelijke doelstellingen). Gecombineerd met het inwerken van Willem als bedrijfsleider. Hij wordt onder andere verantwoordelijk voor de voorcalculatie, planning, voorbereiding en begeleiding van de tuinen.
In deze nieuwe structuur beperkt Bas zich tot het leiding geven en coördineren, met de nodige afstand tot de directe productie vervult hij de commerciële taken en de zakelijke aspecten van de in- en verkoop. De uitvoering wordt praktisch en financieel verantwoord gestandaardiseerd, zodat iedereen volgens heldere procedures werkt.

 
 

Het veranderingsproces

Individuele gesprekken met medewerkers, de ondernemer en zijn echtgenote geven een gedetailleerd beeld van organisatie en bestaande werkwijze. De bevindingen worden eerst met de ondernemer en echtgenote besproken. Vervolgens geeft een stappenplan de route voor de verandering van de organisatie en werkwijze. Na akkoord werkt de adviseur de nieuwe organisatiestructuur uit in functieomschrijvingen gebaseerd op de vernieuwde werkwijze. Na bespreking en verwerking van op- en aanmerkingen is het organisatiehandboek gereed. Bij de opzet is rekening gehouden met de voorschriften van het Groenkeur zodat het handboek bruikbaar is bij eventuele certificering.
Door adviseren en coachen brengt Joost van Dijk de kennis in waarmee Bas van Elst en bedrijfsleider Willem Struik de nieuwe structuur en werkwijze gezamenlijk invoeren. Gedurende deze periode is de adviseur een of twee dagdelen per afspraak op het bedrijf. Naarmate de ervaring met de nieuwe aanpak vertrouwder wordt is de adviseur minder frequent aanwezig.