Advies      

projecten gemeente


  Toekomst Buitendienst
  Onderzoek Toekomst gemeentelijke Buitendienst
 

Het gemeentebestuur wenst duidelijkheid over de toekomst van de afdeling Beheer & Onderhoud.

De onderzoeksvraag luidt:
1. inventariseer de toekomstmogelijkheden voor de afdeling Beheer & Onderhoud. Onderzoek de verschillende mogelijkheden op haalbaarheid, wenselijkheid en aansturingsmogelijkheden. Geef bij elke mogelijkheid op hoofdlijnen aan wat de gevolgen zijn voor de gemeente, de bewoners en de medewerkers.
2. Hoe waarborgt de gemeente strategisch de kwaliteit en kosten van het beheer en onderhoud, zodat de gemeente haar sturende invloed behoudt zonder verantwoordelijk te zijn voor de operationele organisatie. Rekening houdend met een (mogelijk) toekomstige samenwerking met buurgemeenten.

Vanuit haar wettelijke zorgplicht is de gemeente verantwoordelijk voor de inrichting, het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Een verantwoordelijkheid die voortkomt uit een initiërende rol die de gemeente vervult in de gebiedsontwikkeling en grondexploitatie. Als eigenaar-opdrachtgever bepaalt de gemeente de strategie voor de inrichting en het beheer van de openbare ruimte, het te voeren beleid en de uitvoering van het beheer en onderhoud.

Voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte zijn de volgende bedrijfsmiddelen nodig:
1. Een deskundige arbeidsorganisatie;
2. Huisvesting;
3. Materieel, transport en machines;
4. Materiaal;
5. Financiën, zowel om te investeren als werkkapitaal.

Vijf economische bronnen (assets) die ingezet worden om het beheer en onderhoud van de openbare ruimte te realiseren. De navolgende pagina’s beschrijven de bevindingen inzake deze bronnen. De drie eerstgenoemde bronnen betreffen investeringen in de organisatie zoals opleidingen en de bedrijfsmiddelen van de afdeling Beheer & Onderhoud.

Arbeidsorganisatie

De verantwoordelijkheden voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte zijn ondergebracht bij de afdeling Beheer & Onderhoud. Medewerkers van Beheer & Onderhoud beheren de openbare ruimte. Zij stellen inrichting- beheer- en beleidsplannen vast en voeren de voorkomende onderhoudswerkzaamheden uit, met inschakeling van het lokale SW-bedrijf en gespecialiseerde bedrijven en leveranciers.

Beheer & Onderhoud kent anno 2013 21 full-time formatieplaatsen waarbinnen 18 ambtenaren met een dienstverband voor onbepaalde tijd emplooi vinden. Drie formatieplaatsen worden als vacature aangehouden en niet middels een dienstverband ingevuld. Per fte bedraagt de arbeidsproductiviteit 1.350 uur per jaar.
Geen van de genoemde medewerkers werkt op het gemeentehuis. De openbare ruimte vormt ‘hun’ werkgebied. Beheer & Onderhoud beschikt over 'eigen' materieel en opereert vanuit de gemeentewerf.

Het aantal productieve uren bedraagt 1.350 bpu per fte per jaar. Gedurende 2013 beschikt het kernteam over circa 24.300 operationeel inzetbare productieve uren. Deze arbeidscapaciteit wordt jaarlijks aangevuld door een dertigtal SW-medewerkers in te huren en werkzaamheden uit te besteden aan regionale aannemers. De totale arbeidsinzet (werkgelegenheid kernteam + flexibele schil) bedraagt circa 55.000 productieve uren oftewel 40 fte. Deze 40 fte’s bieden werk aan circa 55 personen.

Doordat de medewerkers door en door bekend zijn met het werkgebied en over een ruime ervaringskennis beschikken van de technische voorzieningen weten ze bij storingen en calamiteiten de problemen relatief snel en adequaat op te lossen en hiermee de infrastructuur operationeel te houden.

Huisvesting

De gemeentewerf vormt de thuisbasis voor B&O. Iedere werkdag om 7.30 uur verzamelen de medewerkers zich hier, kleden zich om, pakken hun gereedschap en machines en trekken er op uit om hun taken te verrichten. Drie maal daags keren de medewerkers terug naar de werf om in de kantine te pauzeren.
De werf dient als opslag voor de voorraad aan uiteenlopende materialen die in de Openbare Ruimte toegepast worden en als stalling voor de voertuigen, de machines, het gereedschap en de andere bedrijfsmiddelen. Tevens biedt de gemeentewerf onderdak aan het KGA-depot en worden de afvalstoffen die uit het werk vrijkomen op- en overgeslagen.

Materieel

Om de veiligheid en functionaliteit van de openbare ruimte te waarborgen en onder alle omstandigheden inzetbaar te zijn beschikt B&O over een gevarieerd voertuigen- en machinepark. Voertuigen die speciaal ingericht en aangepast zijn op het werken op en langs de openbare weg, het vervoer van de materialen, machines en gereedschappen en geschikt voor de inzet bij gladheidbestrijding. Alle voertuigen en machines heeft de gemeente in eigen beheer, zodat de medewerkers in voorkomende (nood-)situaties (o.a. gladheidbestrijding) direct over de juiste voertuigen en machines beschikken. Door te investeren in mens en materieel is B&O in staat om onafhankelijk te opereren zonder direct afhankelijk te zijn van derden. Voor een aantal openbare voorzieningen zoals de riolering, wegen en bomen blijkt dit zonder meer functioneel om bij storingen of schades de overlast tot een minimum te beperken.

Inkoop materiaal

Ingekochte materialen vormen de vierde economische bron. Dit materiaal wordt rechtstreeks ingezet voor het op peil houden van de openbare ruimte. Er worden onder andere bomen, planten, stenen, asfalt, strooizout, rioleringen en overige materialen van aangeschaft. Materialen die door de medewerkers verwerkt worden.

Financieel

De organisatiekosten € 64.709,- (per medewerker) bestaan uitsluitend uit operationele kosten. Eventuele overheadkosten vanuit de secretarie zijn buiten beschouwing gelaten. Hierdoor komen de feitelijke organisatiekosten van B&O in beeld, zijn de bedragen en cijfers bedrijfsmatig meetbaar en te vergelijken met bedrijven die hun bedrijfsmiddelen vergelijkbaar op orde hebben. Op de organisatiekosten van de sectie B&O is relatief weinig te besparen.

Gelet het niveau van de investeringen en de breedte van het takenpakket zijn de organisatiekosten marktconform. De organisatiekosten stijgen gedurende 8 jaar in totaal 1,3% minder dan de prijsontwikkeling van de ingekochte dienstverlening.

 

 
 

Conclusies

1. Met 18 full-time formatieplaatsen, een in 2013 grotendeels vernieuwd en gevarieerd wagenpark, relatief jonge en bedrijfszekere machines in eigen beheer, én de gemeentewerf beschikt de gemeente over de belangrijkste bedrijfsmiddelen om de komende 8 jaar haar (wettelijke) taken als beheerder van de openbare ruimte uit te voeren.

2. Op de aspecten investeringen, uitrusting, huisvesting, vaste organisatiekosten en kostenontwikkeling opereert Beheer & Onderhoud marktconform met private bedrijven die eenzelfde degelijke bedrijfsvoering en kwaliteit nastreven en overeenkomstig investeren in het op peil houden van de organisatie en de bedrijfsmiddelen.

3. Qua personele bezetting bestaan er vier belangrijke verschillen tussen B & O en de 5 private referentie bedrijven.
• De leeftijd van de medewerkers B & O ligt gemiddeld circa 10 jaar hoger dan de leeftijd van de medewerkers in vergelijkbare bedrijven.
• Dienovereenkomstig beschikken de medewerkers van B & O ook over meer en specifieke ervaringskennis.
• Het leeftijdsverschil verklaart ook het gemiddelde verschil in (hoger) salaris.
• De medewerkers uit het bedrijfsleven realiseren jaarlijks 1.400 bpu tegen de 1.350 bpu die de medewerkers B & O realiseren.

4. De jaarlijkse besteding aan het beheer en onderhoud van de openbare ruimte bedraagt anno 2012 € 2.435.050,- dit staat gelijk aan 6% van het totale gemeentelijke budget. Omgerekend per inwoner besteedt de gemeente € 136,- aan het beheer en onderhoud. Het gemiddelde aantal m2 groen in de directe leefomgeving (groen binnen de bebouwde kom) per woning is 129m2.

5. B & O voert een breed gevarieerd takenpakket uit. 60% bestaat uit middels beheerplannen onderbouwd en gerationaliseerd civiel- en groentechnisch onderhoud. De overige 40% van het takenpakket bestaat uit niet-gerationaliseerd onderhoud- en servicetaken zoals het beheer van het KGA-depot, het onderhoud van gebouwen, de bel- en herstellijn, gladheidbestrijding etcetera.

6. Medio november 2013 wordt de totale arbeidsbehoefte geraamd op een totaal van 41 mensjaren. Deze arbeidsbehoefte is sterk seizoengebonden. ‘s-Winters vergt het takenpakket een arbeidsinzet van 19 - 21 mensjaren, ‘s-zomers bedraagt de arbeidsbehoefte ruim 50 mensjaren arbeid.

7. Het voortzetten van de eigen dienst (met een aantal beleidsmatige aanpassingen) is financieel, technisch en organisatorisch de beste oplossing.