Advies      

projecten gemeente


  Herstel samenwerking
  Voorman spreekt medewerkers aan op zakelijke professionaliteit
  Opleiden op de werkplek is een krachtig instrument om kennis en vaardigheden eigen te maken. Intensief leren, afgestemd op de persoonlijke werksituatie. Nieuwe Kennis en vaardigheden worden direct en effectief toegepast.

Situatie

De samenwerking binnen de afdeling Civiel kent een stroef en grillig verloop. Het ene moment gaan werkzaamheden als vanzelf, maar het komt ook voor dat ´iedereen´ anders wil. Dan volgt moeizaam overleg, lang praten, oplopende spanningen en wordt er nauwelijks gewerkt. Citaat:”het lijkt alsof er qua medewerking een ad-hoc cultuur heerst.”
De civiele ploeg staat binnen de dienst al langer bekend als ‘moeilijk stuurbaar.’ Recent is en medewerker tijdelijk geschorst.

De voorman vervult een spilfunctie in de aansturing en uitvoering van de werkzaamheden. Hij functioneert tussen enerzijds de opzichter en anderzijds de uitvoerenden. Verloopt de samenwerking en communicatie naar beide zijden wisselend stroef en vaker moeizaam, dan is het vanzelfsprekend om aan te nemen dat dit een probleem van en voor de voorman is. Waarmee de verantwoordelijkheid voor een groot deel bij hem terecht komt.

Oorzaken

Er is een historie die aan de huidige situatie vooraf gaat. Uit de eigen gelederen lijkt niemand bij machte om gezamenlijk een professionele samenwerking te bewerkstelligen. Alsof er een al langer sluimerende onvrede en/of onvermogen heerst waarbij leiding en medewerkers herhaaldelijk terugvallen op ingesleten gedragspatronen.
Communicatie, en vooral over de onderlinge verhoudingen, is van oudsher niet een sterk aandachtspunt voor taak inhoudelijk georiënteerde civiel technische medewerkers. Er bestaat doorgaans weinig aandacht voor het effect van de eigen houding, gedrag en de eigen stijl van communiceren op anderen, of hoe het voor de ander is. Daarnaast zijn er relatief veel ad-hoc werkzaamheden waarin medewerkers min of meer zelfstandig opereren. De onzekerheid over het voortbestaan van de afdeling heeft effect op de onderlinge sfeer.

 
 

Pragmatische aanpak (oplossing)

Bestaat uit het coachen van de voorman. Gedurende 5 dagdelen volgt Joost van Dijk de voorman in zijn optreden, bespreekt met hem zijn functioneren in praktische situaties, met bijzondere aandacht voor ieders stijl van communiceren en het effect op anderen. De voorman ontvangt feedback op zijn optreden en wordt op de werkplek getraind in het zakelijk aansturen van de collega´s. Hij spreekt collega´s aan op hun verantwoordelijkheden en gewenst gedrag. Treedt adequaat op als de sfeer door negativisme dreigt te verzieken.

Met deze aanpak beoogt het management van de dienst het functioneren van de voorman in lastige situaties te vergemakkelijken. De voorman herkent valkuilen, past zijn gedrag aan, communiceert adequaat (functioneel-zakelijk) en weet zijn plezier in het werk vast te houden.

Planning

De vijf dagdelen coaching worden gespreid over 3 - 4 maanden uitgevoerd. De eerste 3 afspraken met steeds twee weken tussentijds. Afspraak 4 en 5 met tussentijds drie weken tot een maand. Een en ander afhankelijk van de voortgang.