Advies      

projecten/gemeente


  Bedrijfsbureau Vegen
  Bedrijfsprocessen stroomlijnen tot managementrapportage
 

Stad uit de top 4 van Nederland, Productgroep Vegen. 250 medewerkers op straat genereren € 12 miljoen omzet. Bedrijfsbureau met vier medewerkers. Om op hoofdlijnen te sturen verlangt de directie een heldere managementrapportage. Hiertoe worden de bedrijfsprocessen gestroomlijd, protocollen opgesteld voor het projectmatig werken, de formulieren gestandaardiseerd en het gebruik van de Infogroensoftware geoptimaliseerd.

  Stappenplan
 

Voorcalculatie projecten

Stap 1: Aan de hand van personele bezetting, activiteiten en cijfers typering van diensten, producten, marktgroepen én het bedrijf. Op basis hiervan vaststelling welke productiegegevens nodig zijn. Onder andere voor het opstellen van voor- en na-calculaties en de gewenste management-rapportage.

Stap 2: Gezamenlijke voorcalculatie van een veeg-project. Geautomatiseerd calculeren van een nieuw veeg-project. Handelingen als project toevoegen, project definiëren, inrichten begroting, werkpakketten aanmaken en toevoegen.

Stap 3: Vergelijking van deze project-begroting met de tot nog toe gehanteerde werkwijze. Aanpassing en gezamenlijk vaststellen van het eerste protocol: voorcalculatie projecten.

Stap 4: Nacalculatie per project. Vanuit de eerdere analyse van productiegegevens naar een systematische verslaglegging en evaluatie per project. Bestaande veeg-projecten analyseren en de verschillende rapportagemogelijkheden onderzoeken. Aanpassing en vaststelling van het tweede protocol: rapportage nacalculatie projecten.

Aanzet periodieke managementrapportage

Stap 5: Analyse en vergelijking geautomatiseerde administratieve processen met te hanteren werkwijze. Productiegegevens koppelen aan de gegevens uit de financiële administratie en (eventueel) het jaarverslag. De gegevens verwerken in voor-gedefinieerde tabellen in MS-Excell en MS-Word. Aanpassing en vaststelling derde protocol: verwerking gegevens in tabellen

Stap 6: Invullen tabellen. Interne bedrijfsvoering en systematiek op elkaar afstemmen. Het resultaat vormt de basis voor een systematische managementrapportage van het boekjaar. Vierde protocol: rapportage productiegegevens.

Stap 7. Kostprijsberekeningen. Per product, dienst en marktgroep kostprijsberekeningen opstellen, rekenen met kosten, opbrengsten en marge’s. Terugkoppeling met de calculatie- en boekhoud-software. Protocol 5: Kostprijsberekeningen.

Gegevensbeheer, Managementrapportage & Beleid

Stap 8: Analyse van de rapportgegevens. Wat betekenen de cijfers en welke normering is er aan deze cijfers te verbinden. Vergelijkingen, verschillen en mogelijke oorzaken vertalen naar inzichtelijke en betrouwbare (calculatie-)gegevens. Protocol 6: Bedrijfseigen normeringen.

Stap 9: Inrichting periodieke managementrapportage’s. Stapsgewijs verwerking van gegevens in verslagen en omzetting naar informatieve tabellen. Het lezen van de tabellen en de vertaling van cijfers naar beleid en vice versa. Inrichting periodieke managementrapportage. Protocol 7: periodieke managementrapportage.

Stap 10: De managementrapportage als beleidsinstrument. De inhoudelijke voorbereiding van beleidsmatige analyses. Hoe rendabel zijn diensten, producten en projecten? Het aanreiken van betrouwbare informatie. Vertaling naar mogelijke verbeter scenario’s. Wat betekent dit voor de missie en strategie van het bedrijf.