Advies  

projecten/overig bedrijf3


  project
  Hoofd Uitvoering Ad-Interim
  lid managementteam gemeentelijke begraafplaats en gedenkpark (1999 - 2000).
20 medewerkers in de buitendienst
  Door opnieuw richting te geven aan de zorg voor de structuur en beeld bepalende elementen van het gedenkpark en het enthousiasme van de directeur ontstaat nieuw elan in de organisatie. Waarin het traditionele onderhoud plaats maakt voor verbeteringen. Voorafgaand schrijft Joost van Dijk een voorstel om in honderd dagen de dienst en terrein te revitaliseren. Met als prioriteiten integraal samenwerken, klantgerichtheid, kostenbewust presteren, modernisering van de vaktechnieken en veiligheid. Lang gekoesterde wensen gaan in vervulling en het plezier in het werk keert terug.
         
 

Dagelijks hebben de buitenmedewerkers letterlijk en figuurlijk het groene kapitaal onderhanden. Het groen vervult cruciale functies als sfeer, symboliek, natuur en belevingswaarde. Het gedenkpark bepaald het aanzicht van het bedrijf en beïnvloed de beleving van de klanten. Zonder voorbehoud wordt gesteld dat de buitendienst medewerkers hierin alle opzichten een wezenlijke taak vervullen. Hun functioneren bepaald de ambities die op dat moment en in de toekomst realiseerbaar zijn. Zij vervullen een sleutelrol en vertegenwoordigen bijna de helft van het personeelsbestand. Als zodanig vormen hun salaris, de materieel- en materiaalkosten een substantiële kostenpost op de exploitatiebegroting, letterlijk en figuurlijk menselijk kapitaal. Vakinhoudelijk wordt de balans in evenwicht gebracht door actief aandacht te besteden aan klantgericht, kwaliteits- en kostenbewust presteren. Deze drie K's vormen een nieuwe maatstaf voor het vakmatige beheer en onderhoud. De wensen van klanten staan centraal. Wat betekent dat sommige lang gekoesterde wensen en idealen de ruimte krijgen die ze verdienen. Het Büchenwaldmonument krijgt een prominente gedenkplaats, bestaande zoombeplanting wordt geschikt gemaakt voor asverstrooing, op de kinderhof wordt een indrukwekkende tentoonstelling ingericht en individuele wensen van nabestaanden krijgen meer ruimte.

Inhoudelijke vernieuwingen

De werkwijze van de dienst wordt afgestemd op het verbeteren en duurzaam instandhouden van de aanwezige (groen)voorzieningen. Hedendaagse arbeidstechnieken en budgettair beheer worden versneld ingevoerd. Arbeidsuren worden "inverdiend". Zo brengt efficiënte aanpak van het bladruimen het aantal uren bladruimen terug van 5.000 naar 1.700 uren. De vrijgekomen 3.300 uren worden besteed aan het herstel van de oorspronkelijke parkaanleg en het wegwerken van tientallen jaren achterstallig snoeionderhoud. Nieuwe richtlijnen voor grafbeplanting met een zorgvuldig afgewogen plantkeuze beperken het arbeidsintensieve onderhoud, terwijl de belevingswaarde van de grafvakken aanzienlijk verbeterd.
Het beschikbare budget wordt aangewend om in hoog tempo noodzakelijke vernieuwingen te realiseren; verouderde beplantingsvakkken saneren, wildgroei aan sombere coniferen rooien, bomen en heesters inboeten, vaste planten, bodembedekkers en bloembollen planten. De contouren van paden en grafvakken worden hersteld en het achterstallig boomonderhoud voortvarend aangepakt. De begraafplaats krijgt weer een vitaal aanzicht door de oorspronkelijke Springer kenmerken als open ruimtes, luchtige doorzichten, landschappelijk paden en bloeiende planten te herstellen. De veranderingen vallen ook buiten de begraafplaats in goede aarde. De multifunctionele waarde van 34 hectare cultuurhistorisch groen te midden van een grootstedelijke bebouwing vindt een brede erkenning. De directeur brengt de noodzaak van een grootschalige renovatie voortvarend onder de aandacht bij andere diensten en bestuurders. Rondleidingen, argumenten en daadkracht resulteren uiteindelijk in het beschikbaar stellen van extra gelden om cultuurhistorisch onderzoek te starten en de concept-plannen voor de renovatie verder uit te werken.

Revitalisatie

Aangezien de medewerkers het potentieel van het bedrijf vormen is het belangrijk dat zij weer plezier aan hun werk beleven. Achterhaalde taken en functies worden opgeheven, nieuwe verantwoordelijkheden doen hun intrede. Iedere medewerker krijgt opnieuw duidelijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toebedeeld. Waarbij nadrukkelijk rekening gehouden wordt met voorkeuren, persoonlijke kwaliteiten. Gevolgd door een nieuwe beoordeling van de functies. Aansluitend wordt een individuele scholingsbehoefte vastgesteld die past bij de aanwezige kwaliteiten en voorziet in de nieuwe (zakelijke) eisen. Medewerkers worden op een positieve manier aangesproken op hun functioneren en genieten van het vertrouwen in eigen mogelijkheden. Natuurlijk gaat dit niet zomaar vanzelf, de discussies zijn niet van de lucht. Met als belangrijk verschil dat er inhoudelijk over het werk wordt gesproken en dat iedereen met hart, hoofd én beide handen aanpakt.

   
 

Het veranderingsproces

Een kennismakingsgesprek en rondleiding leverden voldoende informatie om een plan van aanpak te schrijven. Dit plan beschreef de situatie, een analyse van de problematiek, oorzaken en oplossingen. Voorgesteld werd om gedurende twee dagen per week de functie van hoofd terreinbeheer ad-interim te vervullen. Binnen drie weken begon Joost van Dijk 's ochtends aan het eerste werkoverleg met de voorlieden. Hun eerste vraag luidde: wanneer start je het bladruimen? Vertel eerst maar eens waar jullie nu mee bezig zijn en hoeveel uur je nog nodig hebt voor deze werkzaamheden. Vanaf dat moment werd iedereen vriendelijk en beslist aangesproken op kennis, ervaringen en verantwoordelijkheden. Ingesleten gedragspatronen maakten plaats voor nieuwe prioriteiten, zoals medewerkers met de juiste kwaliteiten op de juiste plaats, integraal samenwerken ook met andere afdelingen, en de introductie van moderne vaktechnieken met extra aandacht voor arbo en veiligheid. Natuurlijk moest er ook het nodige aan weerstand overwonnen worden. Het enthousiasme van directeur en bezoekers werkten als wonderolie. De frisse aanpak van geen geklets maar aansprekende vernieuwingen laten het enthousiasme onder de medewerkers groeien en het gedenkpark bloeien. De cultuur verandert, klanten, plezierig samenwerken en de prestaties kregen een centrale plaats in ieders beleving. Het veranderingsproces buiten versterkte de aanwezige dynamiek en werkt vijf jaar later nog steeds als een vliegwiel door. Met betrokken medewerkers als plezierige en levendige hoeders van het groene kapitaal.