Cursus Organisatie op de Werkplek©

8e aflevering start mei 2018


Organisatie op de Werkplek©, Training Managementvaardigheden voor Buitenprojecten

Met collega’s, bestek, tekeningen, machines en materialen er op uit trekken om ergens een werk te maken. Steeds op een andere locatie een tijdelijke werkplek inrichten. Organisatie op de werkplek betekent iedere dag opnieuw vooruit denken en de meest logische werkvolgorde bepalen. Overzicht krijgen, structuur in het werk aanbrengen én vasthouden. Inschatten hoeveel uren jij en je collega’s nodig hebben voor uiteenlopende werkzaamheden. Plannen wanneer welke machines nodig zijn. Tijdig afroepen van materieel en materiaal. Meewerken, collega’s aansturen, klanten te woord staan, je leidinggevende tevreden houden, de projectadministratie bijhouden en de voortgang bewaken.

Projecten op deze criteria succesvol organiseren, vergt veel van je persoonlijke kwaliteiten. Doet een stevig beroep op je communicatieve vaardigheden. Hoe je objectief waarneemt, analyseert en aan de hand van feiten organiseert en stuurt. Tijdens de training leer je jezelf en anderen in organisatorisch opzicht kennen. Neem je ieders sterke en minder sterke kanten waar. Leer je optimaal gebruik te maken van ieders kwaliteiten. Organiseer je ieders betrokkenheid, stuur je op verantwoordelijkheden en spreek je collega’s en derden aan waar en wanneer dat nodig is. Informeer je leidinggevenden tijdig met relevante feiten staat opdrachtgevers adequaat te woord. Kortom, je leert praktische managementvaardigheden waarmee je projecten, naar ieders tevredenheid, succesvol organiseert.


Persoonlijke aanpak

Tijdens de cursus Organisatie op de Werkplek© word je persoonlijk getraind en gecoacht. Dat begint al tijdens de kennismaking. Op de eerste dag maak je uitgebreid kennis met de trainer en de collega-deelnemers, je bespreekt jouw leerwensen en je vragen worden beantwoord. Met de andere deelnemers volg je gedurende vijf dagen een intensief trainingsprogramma. Ook hier ligt de nadruk op ieders persoonlijke leerbehoefte. In de tussenliggende weken maak je werk van je eigen leerproces. Via email en telefoon blijft je trainer/coach op de hoogte van je vorderingen. Na deze vier gezamenlijke trainingsdagen volgt er opnieuw individuele begeleiding op ieders werkplek.
Circa 4 maanden later komen we met z’n allen weer bij elkaar voor de laatste trainingsdag. We evalueren het leerproces, onderzoeken hoe de ervaringen beklijven en kijken naar volgende leeracties.


Organisatie op de Werkplek:

Jij, de collega’s en opdrachtgevers ervaren de resultaten direct in het dagelijkse werk. Meer plezier en betere resultaten...



De training Organisatie op de Werkplek


De training bestaat uit vijf dagen, waarin de deelnemers de aangeboden kennis eigen maken en gezamenlijk hun organisatorische en communicatieve vaardigheden trainen. In overleg met de trainer kiest iedere deelnemer een of meerdere concrete vaardigheden die hij wil verbeteren.
Daarna volgt voor iedere deelnemer een dagdeel individuele begeleiding. De trainer/coach volgt je in het werk, samen bespreek je de situaties zoals die zich onderweg voordoen. Daarbij functioneert de trainer als klankbord, beantwoordt vragen, verstrekt feedback en coacht je in je organisatorische aanpak.


Inhoud

De competenties, zie bladzijde 4, beschrijven houding en gedrag waarin deelnemers hun kennis en vaardigheden verder ontwikkelen. In samenwerking met de trainer/ coach kiest iedere deelnemer een aantal persoonlijke ontwikkeldoelstellingen. Tijdens de training besteden we extra aandacht aan deze specifieke kennis en vaardigheden. Naarmate trainee en trainer/ coach elkaar beter leren kennen ontvangt de deelnemer toegespitste feed-back op zijn professionele houding en gedrag. Deze persoonlijke aandacht en het concreet inzoomen op verbeterpunten dragen bij aan de (verander)kracht van deze training.


De training wordt vanuit drie invalshoeken aangeboden:
- Vanuit het bedrijf als geheel,
- Vanuit de positie van de klanten,
- Vanuit de positie van de deelnemer als manager van zichzelf, anderen en situaties.


De onderwerpen zoals in het programma vermeld vormen een leidraad. Tijdens de trainingsdagen wordt de inhoud nader afgestemd op ieders individuele leerbehoefte. De syllabus bevat de theorie, de interactie tussen deelnemers en trainer vormt de praktijk.

Resultaten


Het bewustzijn van zichzelf en (de verschillen met) anderen neemt toe. De deelnemer ontwikkelt (beter) zicht op de kaders waarbinnen het bedrijf opereert. Hij relativeert makkelijker en geeft zelfbewuster sturing aan de houding en gedrag. Als professional staat hij voor zichzelf, het bedrijf, de collega’s en de gewenste resultaten van het vakwerk. In overleg met het bedrijf werkt de deelnemer tijdens de training aan een gestandaardiseerde aanpak voor buitenprojecten.


Daarnaast kiezen deelnemers uit de ontwikkeldoelstellingen een aantal specifieke verbeterpunten.

Tijdens de tussenliggende perioden voeren de deelnemers de afgesproken verbeteringen door, bouwen routine op en koppelen hun ervaringen tijdens de trainingsdagen en individuele coaching terug.


Ontwikkeldoelstellingen


De ontwikkeldoelstellingen van Organisatie op de Werkplek© behoren tot onderstaande competenties.

1. Plannen en organiseren
Projectmatig effectieve doelen stellen, uitgangspunten vastleggen, aan de hand hiervan kritische prioriteiten bepalen en structuur in de projectorganisatie aanbrengen. Per activiteit, of soort activiteiten de benodigde tijd (urenbudget), werkzaamheden en machines en materialen vaststellen en communiceren. Analyseren van situaties en (mogelijke) problemen vaststellen, deze een relevante prioriteit toekennen en de hieruit voortvloeiende werkzaamheden en leveranties plannen en organiseren. Het ordenen van werksituaties, projecten en bedrijfsprocessen. Desgewenst orde op zaken stellen. Bij eventuele fouten, niet direct de fout herstellen, eerst in gedachten terug naar de oorspronkelijke uitgangspunten en vandaar uit opnieuw de structuur uitzetten.


2. Organiseren van eigen werk
Effectief de eigen werkzaamheden organiseren. De situatie analyseren, prioriteiten stellen en de beschikbare tijd en energie richten op de hoofdzaken en acute problemen. Afspraken maken, de benodigde tijd inschatten en deze in de agenda plannen. Duidelijke en meetbare acties plannen. Registreren van de eigen acties in relatie met het project. Dagelijks de projectadministratie verzorgen en wekelijks een beknopte managementrapportage opstellen. Vroegtijdig problemen signaleren én communiceren.


3. Mondelinge communicatie
Ideeën en meningen helder aan anderen duidelijk maken, gebruikmakend van duidelijke taal, gebaren en non-verbale communicatie. Taal en terminologie aanpassen aan anderen. Praat rustig en weloverwogen. Gebruikt pauzes om op de reacties van de toehoorders te letten. Formuleert helder en duidelijk. Neemt zorgvuldig waar, analyseert de situatie en de communicatie, filtert de emoties en objectiveert de eigen communicatie door feitelijk te zijn / blijven.
Gebruikt intonatie en lichaamshouding ter ondersteuning van wat hij wil zeggen. Toetst of de ander de boodschap begrepen heeft. Is in woord en daad een voorbeeld voor de omgeving.


4. Klantgerichtheid
Onderzoeken van, en aandacht besteden aan wensen van klanten en hiernaar handelen. Inspelen op de behoeften van klanten. Hoge prioriteit geven aan servicebereidheid, dienstbaarheid en klanttevredenheid. Actief verantwoordelijkheid nemen voor de dienstverlening, collega’s en medewerkers van derden motiveren om zich dienstbaar in te zetten. Maakt concrete en eenduidige afspraken met klanten over te leveren prestaties, diensten en het tijdsbestek waarbinnen deze gerealiseerd zijn.


5. Resultaatgericht
Actief gericht op het behalen van kwalitatieve resultaten en doelstellingen, hierop sturen en zo nodig bijstellen van de acties om de geplande resultaten te bewerkstelligen. Is concreet in het benoemen van de gewenste resultaten, vertaalt deze naar ieders gewenste actie en verantwoordelijkheden. Communiceert over het belang van het verbeteren van het prestatieniveau en/of het kwaliteitsniveau. Onderzoekt en initieert methoden om efficiënt en effectief te werken. Is doelgericht, concreet en helder. Focust zijn concentratie op het hier en nu van iedere situatie, luistert aandachtig, controleert de resultaten en spreekt collega’s positief én kritisch aan op hun verantwoordelijkheden.



Trainer/coach
Joost van Dijk is uw trainer/ coach voor deze managementtraining. Zijn inbreng aan kennis en ervaring biedt een verfrissende kijk op uw werksituatie. Gecombineerd met uw inbreng, en die van collega's ontstaan steeds opnieuw unieke en waardevolle leermogelijkheden.

Deelname
In de training treffen deelnemers van verschillende bedrijven en organisaties elkaar. Zij organiseren en leiden buitenprojecten. De training biedt plaats aan maximaal 8 deelnemers. De training kent ook een in-company versie. Meer informatie 06-53928739

 

Cursusprogramma

Organisatie op de Werkplek bestaat uit vijf cursusdagen plus een individuele begeleidingsbezoek op de werkplek. Tijdens de trainingsdagen komen onderstaande onderwerpen aan de orde en verbinden we die met voorbeelden en situaties uit de praktijk van de deelnemers. De trainingsdagen zijn verdeeld over een kwartaal zodat ieder zijn nieuwe kennis in ervaringen om kan zetten en er gelegenheid ontstaat om ervaringen terug te koppelen.

Cursusdagen: woensdag 16 & 30 mei, 13 & 27 juni en 5 september 2018


Dag 1: Kennismaken, communicatie en samenwerken


Introductie en kennismaking
Welkom en toelichting op de werkvormen van deze training. Iedere deelnemer presenteert zichzelf en vertelt iets over het bedrijf, de mensen die er werken en de eigen functie.



Van leerwens naar doelstelling
Inventarisatie van ieders leerwensen en deze omzetten naar leerdoelstelling. Doelstellingen waaraan je werkt tijdens de opleiding. Samen maken we een stappenplan, met concrete doe-acties waarmee je op het werk oefent.



Als organisator vervul je verschillende rollen
De rolverdeling binnen het project. Wie is waarvoor verantwoordelijk, en wat zijn de bijbehorende taken? Welke rollen vervul je zelf in de organisatie van het project? Is dat een rol die op het lijf geschreven is en in welke situaties heb je behoefte aan andere managementvaardigheden?



Communicatie
Inleiding over communicatie en de techniek van informatieoverdracht. Wat vertel ik en hoe vertel ik dat? En hoe staat het met luisteren, ontvang je signalen op alle golflengten? Lichaamstaal lezen en andere vormen van non-verbale communicatie. Geef elkaar de ruimte, praktische oefeningen om zelf te doen en te onderzoeken hoe u op anderen reageert en andersom.



Training situationeel leiding geven en ontvangen
Je oefent 4 verschillende stijlen van leidinggeven, instrueren, overtuigen, overleggen en delegeren.



De eerste dag zit er op. Je hebt (opnieuw) geleerd welke rol je vervult en hoe je duidelijk van rol wisselt. Welke verantwoordelijkheden je makkelijk afgaan en welke meer inspanning vergen. En, belangrijk, je persoonlijke leidinggevende vaardigheden zijn aangescherpt, je hebt trainingservaring met andere stijlen van leidinggeven en ontvangen. Komende weken oefen je verder.

Dag 2: Samenwerken en collegiaal aansturen


Rondje ervaringen
Ontvangst met koffie, thee en een terugblik op je ervaringen tot nu toe.



Als organisator vervul je verschillende rollen
De rolverdeling binnen het project. Wie is waarvoor verantwoordelijk en wat zijn de bijbehorende taken? Welke rollen vervul je zelf in de organisatie van het project? Is dat een rol die op het lijf geschreven is en in welke situaties heb je behoefte aan andere managementvaardigheden?



Communicatie en leiding geven
Wat wil je duidelijk maken en hoe zeg je het zo dat je vriendelijk en toch duidelijk bent. Praktische oefeningen om te onderzoeken hoe anderen op jouw op- en aanmerkingen reageren.



Samenwerken met collega’s
Allemaal verschillende mensen, met een individuele op de persoon toegesneden aanpak. Hoe kijk je naar mensen en beoordeel je houding en gedrag...? Over waarnemen, interpreteren, mensenkennis en meningen. De vaardigheid om vanuit respect met elkaar samen te werken.



Collegiaal aansturen en aanspreken
Je werkt collegiaal samen, terwijl jij eindverantwoordelijk bent. De bedrijfsleiding verwacht dat jij organiseert en het werk indeelt. Je doet dat zo collegiaal mogelijk om de onderlinge verhoudingen goed te houden. En dan is het (soms) noodzakelijk om je collega wat indringender aan te sturen en/of aan te spreken op de manier waarop hij werkt. Aandacht voor ieders persoonlijke stijl van leidinggeven en ontvangen. Feedback.



Training situationeel leiding geven en ontvangen
Je oefent 4 verschillende stijlen van leidinggeven, instrueren, overtuigen, overleggen en delegeren.



Dag 2 zit er op. Komende weken ben je je extra bewust van je communicatie en hoe anderen daarop reageren. Je oefent verschillende stijlen en onderzoekt ze op hun effect. Je leerdoelen zijn aangescherpt met de leerstof van vandaag. Je ervaringen neem je mee naar de volgende cursusdag, samen met de documentatie van 3 projecten.

 

Vanaf nu is er voor iedere deelnemer een keer individuele begeleiding.


Begeleiding & coaching
Iedere deelnemer wordt gedurende een dagdeel individueel gecoacht. De trainer volgt je gedurende een dagdeel aan het werk, samen bespreken we de situaties zoals die zich onderweg voordoen. Daarbij functioneert de trainer als klankbord, beantwoordt vragen, verstrekt feedback en coacht je in het leiding geven en ontvangen.


 

Dag 3: Zo organiseren wij...


Rondje ervaringen
Ontvangst met koffie, thee en een terugblik op je ervaringen tot nu toe.



Meegebrachte projectmappen
Iedere deelnemer brengt van drie projecten de informatie, bestekken, tekeningen, offertes etcetera, mee zoals hij die van het bedrijf ontvangt. Dit kunnen zowel bestaande als nieuwe projecten zijn. We inventariseren welke informatie je ontvangt en wat je vooraf nodig hebt. Aandacht voor het lezen van bestekken, tekeningen en andere documenten, waarnemen, interpreteren en objectiviteit.



Projectorganisatie, de voorbereiding
Informatieverwerking, hoe benut ieder de informatie ter voorbereiding van een project en wat zijn de verbetermogelijkheden. Volgt een analyse van de informatie naar de verschillende soorten projecten. Aandacht voor aangenomen werk, bestekken, regie en andere contractvormen en de praktische invloed op het voorbereiden en organiseren. Analyseren van de kritische aandachtspunten, waar let je scherp op?

Dan opnieuw de overstap naar de inrichting en organisatie van jouw projecten. Aandacht voor het structureren van informatie, herkennen van structuur in een project, de verschillende fases die een project doorloopt én het opzetten van een voorlopige planning.



Training situationeel leiding geven en ontvangen
Het laatste deel van deze middag besteden we opnieuw aan het oefenen met de 4 verschillende stijlen van leidinggeven, instrueren, overtuigen, overleggen en delegeren.


Aan het eind van deze trainingsdag heb je minstens een project voorbereid. Kijk je wellicht met wat meer afstand naar projecten, dit helpt je om meer overzicht te krijgen. Je herkent structuren in een project en brengt structuur aan in je eigen verantwoordelijkheden en taken. Tot slot kijken we samen vooruit naar je acties voor komende week.


Dag 4: Projectmanagement vaardigheden


Rondje ervaringen
Ontvangst met koffie, thee en een terugblik op je ervaringen tot nu toe.



Projectorganisatie, de uitvoering
Opnieuw aandacht voor de verschillende rollen die de organisator vervult. We trainen bij iedere rol een aantal verschillende situaties, zoals uit het werk stappen, afstand nemen en opnieuw overzicht krijgen, de wet van Murphy, structuur vasthouden, terug naar de uitgangspunten, aanspreken, omgaan met klanten, tevreden baas, werk derden en situaties die je zelf inbrengt.



Plannen en organiseren
Het plannen en organiseren van de eigen werkzaamheden. Eigen en andermans prioriteiten afgezet tegen de belangen van het bedrijf, de opdrachtgever en je collega’s. Omgaan met tegengestelde belangen en prioriteiten, verwachtingen, kritische succesfactoren en integriteit. Sensitiviteit en sensibiliteit ten opzichte van opdrachtgevers, bedrijfsleiding en collega’s.



Klantgericht werken
Communiceren met klanten. Training van luistervaardigheden, verplaatsen in hoe een ander (bijv. een klant) het gesprek ervaart. Omgaan met verwachtingen, kritiek en conflicten. Onderhandelen, onder andere over meer- en minderwerk.



Voortgangsbewaking
Het verzamelen en registreren van productiegegevens, uren, aantallen en eenheden. Welke informatie verzamel je, hoe leg je zaken vast en het rapporteren aan de bedrijfsleiding en de opdrachtgever. Aandacht voor de juiste balans tussen kwaliteit en kwantiteit.

Vandaag oefende je uit het werk te stappen, afstand te nemen van de ’urgentie van het moment’ en zo objectief mogelijk de stand van zaken waar te nemen. Jezelf op deze wijze overzicht verschaffen vormt de basis voor het managen van al je projecten. Je structureert de wijze waarop je projectmatig organiseert. Overzicht houden en structuur in je werk brengen bieden je de zekerheid dat je projecten professioneel ’de baas’ bent


Dag 5: Conflicthantering, onderhandelen en samenwerken. Terugblik en individueel actieplan richting toekomst.


Rondje ervaringen
Ontvangst met koffie, thee en een terugblik op je ervaringen tot nu toe.



Omgaan met conflicten
Het oplossen van problemen op vaktechnisch gebied en in de persoonlijke sfeer. Hoe gaat de voorman met conflicten om en op welke andere manieren kan dat?



Discussie en onderhandelingstechnieken
Een aantal praktische handreikingen waarmee discussies en onderhandelingen gevoerd worden. "Wat wil ik, wat wil de persoon tegenover mij en hoe kunnen we dat gezamenlijk bereiken?"



Samenwerken
Waar mensen in een groep samenwerken heeft ieder lid een eigen plaats, een eigen rol in de groep. Dat kan heel vruchtbaar zijn, maar het kan ook problemen opleveren. Regels voor een vruchtbare samenwerking. Hoe kun je op zo'n manier met collega’s, onderaannemers en opdrachtgevers omgaan dat er een project-team ontstaat?



Training conflicthantering en onderhandelingsvaardigheden
Praktische oefeningen in conflicthantering en onderhandelen. Omgaan met belangen in ‘lastige’ situaties. Discussies en onderhandelen met collega’s, onderaannemers, opdrachtgevers en leidinggevenden.



Bespreking en presentatie van de resultaten
Iedere deelnemer doet verslag van de leerdoelen, het realiseren hiervan en de resultaten. Over en weer worden ervaringen uitgewisseld en lering getrokken uit de gebeurtenissen.



Collectieve resultaten
Aansluitend de groepsevaluatie. De synergie tussen de verschillende deelnemers.



Het vervolg
Intervisiegesprek richting toekomstige ontwikkelingen. Waarin de deelnemers elkaars actieplan aanvullen door effectieve feedback te geven en ontvangen.



Evaluatie
Terugblik op het programma, de opzet en werkwijze.



Afsluiting
Uitreiking van de certificaten.



Praktische zaken


Cursusleiding

Groene Technieken BV is ontstaan vanuit het groene vak. Als directeur-eigenaar beschikt Joost van Dijk over leidinggevende ervaring in het groen, aangevuld met deskundigheid op het gebied van financiën, communicatie, management en organisatie. Het bureau verzorgt diverse cursussen en trainingen, adviezen gericht op een zakelijke bedrijfsvoering voor hoveniers, groenvoorzieningsbedrijven en plantsoendiensten. Joost van Dijk is daarnaast regelmatig actief als coach-begeleider, interim-manager en projectleider.


Locatie en tijden

De opleiding wordt aangeboden op een centrale locatie in Nederland. Dit kan de Gasterij De Os en het Paard te Deil zijn, in Heerenveen bij de HoveniersAcademie of op het bedrijf van een van de deelnemers. In overleg zijn andere locaties mogelijk.

Vanaf 8.15 uur staat de koffie klaar, om 8.30 uur start het programma. De dag duurt tot ongeveer 15.30 uur. Er is gedurende de hele dag koffie en thee verkrijgbaar en tussen de middag wordt een lunch verzorgd.


Prijs

De kosten van de training bedragen € 1.850,- per persoon, exclusief 21% BTW. Dit bedrag is inclusief leermiddelen, koffie, thee en lunch. Voor aanvang van de cursus dient het cursusgeld voldaan te zijn, u ontvangt hiervoor een factuur.

Er is in principe plaats voor 4 - 8 deelnemers, per bedrijf of dienst worden maximaal twee cursisten geplaatst.


Vragen

Mocht U na het lezen van deze pagina nog vragen hebben, gebruik dan de infobutton of zend een e-mail naar: cursus@groenetechnieken.nl .

Natuurlijk beantwoord ik uw vragen ook per telefoon 06-53.92.78.39 Joost van Dijk adviseert u graag over deze cursus Organisatie op de Werkplek©.